Erfolgreiche Eventorganisation
Ihr Unternehmen plant eine Veranstaltung, die es zu organisieren gilt? Eine Weihnachtsfeier, ein großes Kundenevent oder eine Hausmesse? Damit Ihre Organisation und damit auch Ihre Veranstaltung erfolgreich wird, haben wir Ihnen unsere besten Tipps und Zubehöre zusammengefasst.
In diesem Beitrag soll es weniger um die perfekte Strukturierung einer Organisation gehen, als mehr um die Zubehöre und Extras, die ein Firmenevent besonders machen. Sie sollten neben der richtigen Event-Zielsetzung und der großzügigen zeitlichen Terminierung, sowie dem Finden von Sponsoren auch darauf achten, dass die Besucher am Tag tolle Erlebnisse sammeln können. So steht einer erfolgreichen Eventorganisation und damit einem erfolgreichen Event nichts mehr im Weg.
1. gute Außenwerbung am Veranstaltungsort
Damit Ihre Besucher auch sofort erkennen, wo das Event stattfindet, ist eine gute und aussagekräftige Außenwerbung unabdinglich. Fahnen sind schon von Weitem erkennbar, genauso wie große Profilbuchstaben mit Ihrem Unternehmenslogo. Findet die Veranstaltung nicht an Ihrem Firmensitz statt, können Sie auch mit Beachflags, Roll Ups oder Pylonen aushelfen.
2. Stressfreie Akkreditierung der Besucher
Für eine Veranstaltung, bei der ausschließlich geladenen Gästen der Zutritt gewährt wird, ist eine Akkreditierung unausweichlich. Mit gut vorbereiteten Listen, Ticketsystemen, QR-Code Scans oder Akkreditierungsbändchen können Sie sich sicher sein, dass auch nur erwünschte Gäste das Event betreten.
Armbändchen, die zum Beispiel im Voraus an Eingeladene geschickt werden können oder nach Überprüfung der Einladung am Eventtag verteilt werden, können dafür sorgen, dass Security und Veranstalter schnell erkennen, wer Gast ist und wer nicht. Beim Bändchen können Sie neben einem Logoaufdruck auch mit Ihrer Unternehmensfarbe arbeiten.
Auch Namensschilder sind für ein Networking Event nicht zu missen. Am besten schon vorbereitet und bei der Anmeldung nur noch auszugeben, sorgen Namensschilder für schnelles Kontakteknüpfen der Besucher untereinander.
3. Fotowand oder Eventwand
Nach der Akkreditierung können Sie die Besucher mit einer Fotowand abholen und zum stehen bleiben animieren. Die Expand Wand kann besonders leicht aufgebaut und die Stoffe der Wand können schnell ausgetauscht werden. Platzieren Sie auf der Eventwand Ihre Logos oder die Ihrer Partner-Marken. Beim Posieren vor der Wand sind so auch die Logos auf den Bildern zu erkennen. Dies sorgt für mehr Reichweite bei Ihrer Zielgruppe. Mehr zur Eventwand hier.
4. Stimmung durch passende Dekoration
Für eine erfolgreiche Eventorganisation sollten Sie auch an Dekoration denken. Denn schön geschmückte und dekorierte Räume ändern die ganze Stimmung der Location. Hier können Sie genau steuern, was Gäste Ihres Events fühlen sollen. Ob freundlich, modern, fröhlich oder ernst: Dekoration lässt sich für alle Ziele anpassen. Versehen Sie die gewünschte Deko mit Ihrem Logo, stellen Sie Kerzen und legen Sie Servietten in Ihren Corporate Farben aus, um die Verbindung zum Unternehmen zu schaffen.
5. Catering, Snacks und Getränke
Essen ist bei jedem Event ein wichtiger Punkt. Sorgen Sie für ausreichend Snacks und Getränke. Dafür können zum Beispiel Sie auf einen Catering Service zurückgreifen, der sich um das Wohl der Gäste kümmert. Aber auch Kleinigkeiten zum Naschen erfreuen sich großer Beliebtheit, so zum Beispiel Signature Drinks mit Firmenlogo und leckerem Inhalt. Die Dosen eigen sich auch super zur Aufbewahrung fürs nächste Event, falls ein Restbestand übrig bleiben sollte. Ebenso sind Studentenfutter oder Gummibärchen Snacks immer gern gesehen.
6. Goodie Bag und Give Aways
Für eine erfolgreiche Eventorganisation ist eine Goodie Bag mit lehrreichem Lesematerial, kleinen Give Aways und nützlichen Gadgets toll! Sie wird von den Besuchern schon auf dem Event in Besitz und danach mit nach Hause genommen. So können Ihre Werbebotschaften, Broschüren oder Flyer direkt bei Ihren Wunschkunden in der Tasche landen.
Mehr Werbetechnik finden Sie in unserem Gesamtsortiment. Werbemittel, die als Give Aways auf Ihrem Event dienen können, finden Sie bei unserer Division signal-werbemittel.de.
